Event Management Basics

Event Management Basics

4

 

Beskrivelse

Event Management Basics er en workshop som tar for seg det mest grunnleggende om events (arrangementer og begivenheter) som profesjon/fag. Det kreves mange år med både studier og praksis om du skal beherske dette faget fullt ut, men i denne workshopen vil du ved hjelp fra de fremste ekspertene i bransjen få et grunnlag som kan hjelpe deg og din virksomhet bli mer profesjonell. For at du som deltaker skal få et størst mulig utbytte, gjennomføres hver workshop mot en definert målgruppe om gangen. Innholdet tilpasses selvsagt deretter slik at det er konsentrert rundt felles behov og utfordringer for denne gruppen. I workshopen vil du som på en eller annen måte jobber direkte eller indirekte, strategisk eller operasjonelt, fulltid eller bare av og til med events – få et profesjonelt og verdifullt basisgrunnlag å jobbe ut i fra. Med dette grunnlaget vil du forstå hvordan bransjen ser ut og fungerer, få tillært ny kunnskap og nye verktøy samt hva som kreves til de ulike gjøremål for å sikre kvaliteten, investeringen og oppnå den effekten som er målet.

 

Målgruppe, innhold og varighet

Innholdet og varigheten i hver workshop tilpasses den enkelte målgruppe i forhold til behov for læring og den konteksten som omgir hver deltaker. Vi gjør heller en kort og produktiv workshop med de viktigste elementene som et første steg. Da kan deltakerne i etterkant selv kan finne ut om de har behov for mer dybdekunnskap på aktuelle tema gjennom en ny og mer spisset workshop som et neste steg.

 

Læring og personlig kontekst

Vi gjør vårt ytterste for å sette sammen deltakere med mest mulig likhet i sine roller, oppgaver og utfordringer i forhold til events og eventuelt også den type organisasjon og kultur de er en del av. Konteksten til den enkelte er altså viktig for å kunne skape en produktiv dialog og samarbeid med hverandre. På denne måten lærer man mer og det skapes bedre muligheter for verdiskapende relasjoner i etterkant av workshopen. Vi kaller det gjerne bruker- og situasjonstilpasset læring som er veldig effektiv.

 

Verktøykasse

Gjennom workshopen får deltakerne opplæring i bruk av ulike verktøy i form av arbeidsmetoder, sjekklister og maler. Disse verktøyene får de med seg som en del av verktøykassen vi kaller for Event Professionals Toolbox og er en abonnementsbasert tjeneste inkludert i prisen for workshoppen.

 

Visuell recording

Etter hvert som vi går igjennom innholdet og de ulike tema vil stikkord og tegninger/bilder bli gjort synlig på veggen i rommet, dette kalles visuell recording eller visuell fasilitering. Det er en effektiv og engasjerende form for læring ved at deltakerne får hektet sin læring på visuelle knagger for å se sammenhenger, prosess og diskutere etter behov.

 

Instruksjon og gjennomføring

Gjennomføringen vil forgå i form av korte presentasjoner, åpen dialog, visuell recording og med eksempler på hvordan bruke den tilhørende verktøykassen på ulike måter i praksis.

 

Faglig ekspertise og kompetanse

Som arrangør vil vi sørge for at den eller de instruktører som her gjennomfører den enkelte workshop, både har faglig ekspertise og tilstrekkelig erfaring innen de utfordringer og problemstillinger for den aktuelle målgruppe. Ved behov vil vi derfor trekke inn eksterne spesialister til de deler av programmet hvor dette kreves.

 

Certified Event Manager (CEM)

Alle som gjennomfører workshopen gis muligheten til å bli en Certified Event Manager (CEM). Sertifiseringen kan enten legges inn som en del av workshopen i sin helhet eller gjennomføres i en fase 2 når/hvis dette er ønskelig for den enkelte. Uansett er kravet å kunne bevise at man har lært og mestrer det elementære. For mer informasjon og fordeler om denne og våre andre sertifiseringer, sjekk websiden vår på www.eventproweb.com

 

Løs dine utfordringer

Hver deltaker vil i forkant av workshopen få tilsendt et lite skriv (evt. presentasjon) som bør leses, samt et enkelt skjema som skal fylles ut med hvilke utfordringer hen (han/hun) har og ta med dette til workshopen. Hvert skjema fra hver deltaker henges opp på veggen og blir et synlig mål for at vi under workshopen får løst disse utfordringene på best mulig måte. Skjemaene er også til buk for at instruktør får forberedt og tilpasset innholdet.

 

Programoppbygging

Det meste av programmet vil være dialogbasert mellom instruktør og deltakere. Pauser vil bli tatt når det er behov for refleksjon og annet slik at læringsprosessen skjer naturlig og organisk i riktig tempo.

  1. Velkommen med registrering og kaffe
  2. Icebreakers; bli kjent med hverandre
  3. Introduksjon av agenda
  4. Grunnregler for interaksjon gjennom workshopen
  5. Fishbowl (dialog): Hva er dine utfordringer?
  6. Grunnleggende om bransjen og relasjoner til andre bransjer
  7. Fagspesialiseringer og behov/muligheter for spesialisering
  8. Event Design Framework
  9. Event Professionals Toolbox
  10. Gjennomgang av alle aktuelle tema, del for del med Q&A
  11. Oppsummering
  12. Implementering av kunnskap og verktøy i hverdagen
  13. Sertifisering av kunnskap og kompetanse
  14. Sertifisering av events
  15. Avslutning workshop
  16. Oppfølging og implementering etter workshopen

 

Oppfølging og implementering

For å sikre at så mye som mulig av ny kunnskap blir anvendt, kreves oppfølging og repetisjon. Som arrangør og ansvarlig for å skape endring i deltakernes atferd, anbefaler vi at deltakerne følges opp av instruktør i etterkant over en gitt periode. Dette avtales i hvert enkelt tilfelle ut i fra ambisjonsnivå.

 

 

GENERELT INNHOLD

 

OM EVENTBRANSJEN

  • Bransjen nasjonalt og internasjonalt
  • Relasjon til andre bransjer
  • Hvem er aktørene og hva gjør de
  • Organisasjoner
  • Profesjonalitet
  • Utdanning og fagbøker
  • Websider for råd og tips
  • Teknologisk utvikling

 

MERKEVAREBYGGING

  • Et levende varemerke
  • Varmerkeintegritet
  • Profesjonalitet
  • Eksklusivt eller jordnært
  • Risikostyring
  • Mediedekning før, under og etter
  • Grafiske og visuelle elementer
  • Gaver og annet til deltakerne

 

STRATEGISK

  • Etablering av retningslinjer for virksomhetens events
  • Event som strategisk forretningsverktøy
  • Event som kommunikasjon internt og eksternt
  • Hvordan definere behov og oppnåelige mål
  • Strategiske avklaringer i forhold til mål og innhold
  • Hvordan få målgruppen til å delta
  • Sponsing til events
  • Grønne og bærekraftige events
  • Faglige vs. sosiale events
  • Hvordan skape wow effekt
  • Anvendelse av ROI metodikken og effektmåling

 

TEKNOLOGI

  • Hvordan finne frem og velge i jungelen av løsninger
  • Eksempler på gode og aktuelle løsninger
  • Bruk av teknologiske verktøy på riktig måte

 

PROSJEKTLEDELSE

  • Prosjektstyring
  • Organisering
  • Fremdriftsplan og critical path
  • Koordinering av aktiviteter

 

KONSEPTUTVIKLING

  • Tema, læringsinnhold og mål
  • Storyboard og storytelling
  • Iscenesettelse, flyt, rød tråd og dramaturgi
  • ROI

 

DREAMTEAM

  • Kartlegging av personlighet og styrker
  • Effektiv ledelse
  • Bruk av spesialister
  • Valg av leverandører
  • Crew
  • Frivillige

 

ØKONOMI

  • Budsjettering
  • Uforutsette kostnader
  • Avtaler og kontrakter
  • Sponsorer

 

MARKEDSFØRING

  • Markedsføring av arrangementet
  • Hvordan skille seg ut
  • Samkjøring med øvrige markedsaktiviteter
  • Størrelse, innhold og forventninger hos målgruppe
  • Sosiale medier og andre markedskanaler

 

DELTAKERPSYKOLOGI

  • Hva som gjør at vi velger å delta
  • Målgruppens forventninger
  • Hvordan og hvorfor bygge sten på sten for årlige events

 

FØR ARRANGEMENTET

  • Oppbygging av kjøreplan
  • Valg av sted og fasiliteter
  • Befaring og risikoanalyse
  • Valg av mat og drikke
  • Valg av aktiviteter
  • Valg av underholdning

 

LOKALER

  • Omgivelser og atmosfære
  • Teknisk utstyr og kvalitet
  • Krav til personell på stedet
  • Scenografi av lokalene og stedet
  • Møblering
  • Toaletter
  • Luftkvalitet og lukt
  • Avfallshåndtering
  • Parkeringsplasser
  • HMS og ansvar
  • Mulige støykilder inne/ute

 

MAT OG DRIKKE

  • Regler for servering
  • Type mat og servering
  • Alkoholservering
  • Catering

 

TEKNISK

  • Teknisk produksjon
  • Lyssetting
  • Musikk og lydstemning
  • Bilde (stillbilder og video)
  • Strøm

 

SJEKKLISTER

  • Utforming av sjekklister
  • Lokaler
  • HMS

 

ARTISTER OG FOREDRAGSHOLDER

  • Hospitality rider
  • Teknisk rider
  • Call for papers/abstracts

 

NETTVERKING

  • Icebreakers
  • Nettverksfasilitering

 

TRANSPORT

  • Henting og levering av deltakere
  • Trafikkhåndtering
  • Den gode reiseopplevelsen

 

DELTAKERHÅNDTERING

  • Invitasjon
  • Påmelding og betaling
  • Registrering og adgang on-site
  • Adgangskort
  • Sikkerhet
  • VIP

 

DELTAKERINFORMASJON

  • Informasjon om eventet
  • Praktiske opplysninger
  • Innhold og forventninger
  • Involvering av målgruppen
  • Kommunikasjon med deltakerne

 

TEKNOLOGI

  • WiFi
  • Tekniske tegninger av stedet
  • Deltakerregistrering
  • Event App
  • Bordplassering

 

LEVERANDØRER

  • Interne vs. eksterne
  • Leverandøravtaler
  • Trippelsjekk av leverandører/leveranse
  • Bestillinger, innkjøp og forhandlinger

 

KLARGJØRING PÅ ARRANGEMENTSTED

  • Overtakelse av lokaler i henhold til avtale
  • Opprigg av utstyr
  • Tidsstyring
  • Fellesmøte med alle involverte
  • Teknisk gjennomgang
  • HMS

 

KOORDINERING UNDER ARRANGEMENTET

  • Samband
  • Løse problemer som oppstår
  • Arrangementsleder
  • Teknisk produsent
  • Samspill på kjøreplan og sjekklister
  • Deltakerregistrering
  • Organisering av event teamet
  • Underholdning
  • Crowd management
  • Artister og foredragsholdere
  • Skilting og informasjon
  • Icebreakers for deltakerne
  • Lagring og oppbevaring
  • Arrangementskontor og utstyr

 

ETTER ARRANGEMENTET

  • Nedrigging og opprydding
  • Minnefilm, bilder og annet
  • Utforming av evalueringsspørsmål
  • Gjennomføring av evalueringsmøte

 


 

Varighet

Fra 3 timer til 3 dager eller 3 uker etter hva behovet er.

 

Pris

Vi fører en variabel prisstruktur etter målgruppe, krav til innhold og varighet. Det vil være rimeligere for sosiale entreprenører enn for det private næringsliv for å s det slik. Ta kontakt for en samtale og pristilbud.